City of Chicago

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ASISTENTE ADMINISTRATIVO II

ANUNCIO DE OFERTA/TRABAJO

Estos puestos están abiertos al público en general y a todos los empleados actuales de la ciudad cubiertos por el Acuerdo de Negociación Colectiva de la Ciudad con la FEDERACIÓN AMERICANA DE EMPLEADOS DE ESTADO, CONDADO Y MUNICIPALES (AFSCME) – UNIDADES DE BARRERA 1, 3, 4 y 5. Sólo los empleados con títulos de la ciudad en esta unidad de negociación son elegibles para pujar por este puesto.

SI USTED ES UN EMPLEADO DE LA CIUDAD ACTUAL Y QUIERE EJERCIR SU DERECHO CONTRACTUAL DE OFRECER, DEBE SOLICITAR EN LA OFERTA SOLAMENTE EN: http://www.cityofchicago.org/CAREERS

ADEMÁS, DEBE MARCAR LA CASILLA DE LA SOLICITUD DE EMPLEO TITULADA «YA EMPLEADO POR ESTA EMPRESA», INTRODUCIR CORRECTAMENTE SU IDENTIFICACIÓN DE EMPLEADO Y SELECCIONAR LA UNIDAD DE NEGOCIACIÓN CORRECTA. DEBE UTILIZAR EL NÚMERO DE EMPLEADO QUE SE ENCUENTRA EN LA ESQUINA SUPERIOR IZQUIERDA DE SU TALÓN DE CHEQUE DE PAGO TITULADO «NÚMERO DE BENEFICIARIO/EMPLEADO».

(NO SE PUEDE UTILIZAR NINGÚN OTRO FORMATO O SISTEMA PARA OBTENER SU NÚMERO DE EMPLEADO).

SI NO MARCA LA CASILLA «YA EMPLEADO POR ESTA EMPRESA», INTRODUZCA SU IDENTIFICACIÓN DE EMPLEADO Y SELECCIONE LA UNIDAD DE NEGOCIACIÓN CORRECTA, LA SOLICITUD DE OFERTA SERÁ RECHAZADA.

OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DE SEGURIDAD PÚBLICA

División de Finanzas

Número de posiciones: 1

Bajo la supervisión general, la clase realiza tareas administrativas, de oficina y de secretaría para un administrador de la ciudad, y realiza tareas relacionadas según se requiera.

DEBERES ESENCIALES

Recopila documentos y obtiene datos de diversas fuentes para preparar informes programáticos y administrativos
Crea y mantiene hojas de cálculo y formatea y teclea informes utilizando varios paquetes de software
Revisa la correspondencia entrante y redacta respuestas estándar para la firma del supervisor
Revisa los documentos y la correspondencia presentados para su revisión por el supervisor
Mantiene el calendario de citas y horarios del supervisor y organiza reuniones
Responde a los teléfonos, responde a las preguntas y dirige las llamadas
Ordena suministros de oficina y coordina la reparación y el mantenimiento del equipo
Procesa los comprobantes de pago, los formularios de solicitud de beneficios y las solicitudes de reembolso de viajes y kilometraje
Mantiene registros de caja chica para rastrear los gastos de la oficina
Mantiene los registros de personal y de tiempo de los empleados de la sección
Organiza y mantiene registros de programas y archivos de oficina
Explica los procedimientos del programa y las políticas departamentales al público en general y al personal
Transmite las directivas y distribuye la información al personal según las instrucciones
Desempeña diversas tareas administrativas para relevar al supervisor de los detalles administrativos y de oficina

Ubicación: Sede de Seguridad Pública

Dirección: 3510 S. Michigan Ave.

Days: Lunes a Viernes

Horas: 8:00am – 4:00pm

ESTE PUESTO ES EN EL SERVICIO DE CARRERA

Calificaciones

CALIFICACIONES MÍNIMAS

Dos años de experiencia administrativa o de secretaría de responsabilidad progresiva, o una combinación equivalente de formación y experiencia

NOTA: Para ser considerado para este puesto, debe proporcionar información sobre su formación académica y su experiencia laboral. Debe incluir los títulos de los puestos, las fechas de empleo y los deberes específicos del puesto. (Si es un empleado actual de la ciudad, no se puede considerar la posibilidad de actuar como tal). Si no proporciona esta información al momento de presentar su solicitud, estará incompleta y no será considerado para este puesto. Hay tres maneras de proporcionar la información: 1) puede adjuntar un currículum; 2) puede pegar un currículum; o 3) puede completar los campos del currículum en línea.

Verificación de educación y empleo – Tenga en cuenta que si es seleccionado para ser contratado debe proporcionar, previa solicitud, información adecuada sobre su historial educativo y de empleo en lo que respecta a las calificaciones del puesto para el que solicita empleo. Si ha recibido su título en el ámbito internacional, todos los certificados de estudios y diplomas internacionales deben ir acompañados de una evaluación de las credenciales extranjeras. Si la Ciudad de Chicago no puede verificar esta información, cualquier oferta que se le haga será retirada y no será contratado.

REQUISITOS DE SELECCIÓN

Este puesto requiere que los solicitantes pasen con éxito una evaluación de habilidades y completen una entrevista. Los resultados de la prueba serán enviados por el Departamento de Recursos Humanos después de que los resultados de la prueba hayan sido analizados y compilados. Los candidatos que pasen la prueba serán invitados a una entrevista que incluirá un ejercicio escrito y/o una evaluación de habilidades como parte de la entrevista. Se seleccionará al candidato o candidatos entrevistados que obtengan una calificación aprobatoria en la prueba y que posean las calificaciones más adecuadas para cumplir las responsabilidades del puesto, sobre la base de las partes oral y escrita de la entrevista.

Se dará preferencia a los candidatos que posean lo siguiente:

Dominio del trabajo con el paquete de Microsoft Office
Experiencia previa en el servicio de atención al cliente
Experiencia previa en un entorno de contabilidad o finanzasNOTA DE PREFERENCIA PARA VETERANOS: La ciudad de Chicago ofrece preferencia para los veteranos tanto para el personal militar actual y activo como para el personal militar que ha servido en las Fuerzas Armadas de los Estados Unidos y ha recibido una baja honorable o general. Los candidatos elegibles deben tener al menos seis meses de documentos de servicio activo. Para recibir la preferencia de veteranos, los candidatos deben indicar si son o no veteranos respondiendo «sí» o «no» a la pregunta de la solicitud en línea que pregunta: «¿Está actualmente prestando servicio activo durante al menos seis meses en las Fuerzas Armadas de los Estados Unidos O ha prestado servicio activo durante al menos seis meses en las Fuerzas Armadas de los Estados Unidos y ha recibido una baja honorable o general?». Además, debe adjuntar documentación para verificar su servicio militar. En el caso de los veteranos, debe adjuntar una copia de su DD214 (Copia-4 para miembros) a su solicitud en línea que incluya el estado de servicio de carácter O una carta de la Administración de Veteranos de los Estados Unidos en papelería oficial que indique las fechas de servicio y el carácter del servicio. Para el personal militar activo, debe adjuntar una carta de su Oficina de Comando en papelería oficial verificando su servicio activo, duración del servicio y carácter del servicio en las Fuerzas Armadas de los Estados Unidos Y una copia de su identificación militar a su solicitud en línea. Si no responde a la pregunta y no adjunta la documentación requerida, no será considerado para la Preferencia de Veteranos.

Evaluación: Su evaluación inicial se basará en la información proporcionada en el formulario de solicitud y en los documentos presentados con la solicitud. Las solicitudes deben ser presentadas por el solicitante individual. No se aceptarán solicitantes de segunda parte.

Requisito de residencia: Todos los empleados de la ciudad de Chicago deben ser residentes reales de la ciudad como se indica en 2-152-050 del Código Municipal de la Ciudad de Chicago. Se requerirá prueba de residencia.

Si desea solicitar una adaptación razonable por discapacidad o embarazo para participar en el proceso de solicitud, póngase en contacto con el Departamento de Recursos Humanos de la Ciudad de Chicago, al (312) 744-4976 (voz) o al (312) 744-5035 (TTY). Por favor, esté preparado para proporcionar información en apoyo de su solicitud de adaptación razonable.

TODAS LAS REFERENCIAS A PATROCINIO POLÍTICO O RECOMENDACIÓN DEBEN SER OMITIDAS DE CUALQUIER Y TODOS LOS MATERIALES DE SOLICITUD PRESENTADOS PARA EL EMPLEO EN LA CIUDAD.

La ciudad de Chicago es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades de empleo y es amigable con los militares.

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