Gerente de la oficina

El director de la oficina será responsable de organizar y coordinar todo tipo de necesidades y operaciones de la oficina, será la persona de contacto para todos nuestros proveedores externos y el contacto para las consultas de nuestro personal sobre asuntos de la oficina y para dar la bienvenida a nuestros invitados cuando visiten nuestra oficina. También será responsable de una variedad de tareas administrativas.

El candidato deseado es alguien con una fuerte orientación a los detalles, pasión por la hospitalidad, confianza en el manejo de diferentes tareas algunas de ellas al mismo tiempo y un flujo constante de información y personas, alguien con confianza para tomar decisiones y tratar a las personas con amabilidad y respeto.

Alentamos a los candidatos con flexibilidad, acostumbrados a trabajar en entornos rápidos y rodeados de diversidad.
Función y responsabilidades

Dar la bienvenida a los visitantes, empleados y proveedores.
Notificar a los miembros del equipo cuando los invitados hayan llegado
Gestionar las llamadas telefónicas y la correspondencia (e-mail, cartas, paquetes, etc.)
Servir como la persona de referencia para el mantenimiento, el correo, las compras, los suministros y el equipo.
Administrar el correo entrante y saliente y el envío
Mantener un entorno de trabajo bien organizado y organizar las operaciones y procedimientos de la oficina
Mantener el inventario de los suministros comprobando las existencias para determinar el nivel de inventario; anticipando los suministros necesarios; haciendo y agilizando los pedidos de suministros; verificando la recepción de los suministros
Planificación básica de eventos / gestión / apoyo (social, reuniones de empresa, encuentros, etc.)
Ayudar y asistir a los diferentes departamentos cuando sea necesario

Experiencia, educación, habilidades y calificaciones requeridas

Siendo justos, empáticos y comprometidos tanto con el negocio como con el bienestar de nuestros colegas
Naturaleza proactiva – buscamos a alguien que siempre se mantenga ocupado y encuentre algo que hacer, haciéndose útil
Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita (inglés)
Sólidas habilidades de organización y de gestión del tiempo
Un alto nivel de discreción para manejar información confidencial y sensible
La experiencia de trabajar para una compañía global con múltiples oficinas es muy deseada
Gran atención a los detalles y exactitud en el trabajo
Debe demostrar competencia en Microsoft Office (Work, PowerPoint, Excel y Outlook)

Es posible que esta descripción del puesto no describa todos los deberes, responsabilidades y habilidades asociadas a este puesto. Su objetivo es describir los principales aspectos del trabajo. Es posible que se requieran otras obligaciones o habilidades.

Los elementos proporcionan igualdad de oportunidades de empleo a todos los empleados y solicitantes de empleo sin importar la raza, el color, la religión, el sexo, el origen nacional, la edad, la discapacidad o la genética. Esta política se aplica a todos los términos y condiciones de empleo, incluidos la contratación, la colocación, el ascenso, la terminación, el despido, el retiro, el traslado, las licencias, la compensación y la capacitación.

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