The University of Chicago

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Información sobre el trabajo

Resumen del trabajo:
Un empleado de oficina realiza tareas de oficina durante el año académico y es responsable de la seguridad del edificio, el control de acceso, la gestión del equipo y el procesamiento del correo.

El puesto de Oficinista tiene un calendario de 9 meses con múltiples períodos de cierre temporal durante el invierno, la primavera y el verano. Es un puesto de 40 horas semanales. Se considerarán múltiples candidatos para este puesto ya que hay múltiples turnos disponibles:

Correo de Woodlawn: Domingo – Martes 3pm – 11pm, Viernes-Sábado 8am – 4pm.

Correo de Woodlawn: Lunes – Viernes 7am – 3pm.

Correo de Woodlawn: Martes – Sábado 3pm -11pm.

Correo de Woodlawn: Miércoles – Sábado 3pm – 11pm, Domingo 3pm – 11pm.

Correo de Woodlawn: Miércoles – Domingo 3pm – 11pm o 11p-7am.

GGRC: Domingo – Martes 11pm – 7am, Correo de Woodlawn: Viernes – Sábado 3pm – 11pm.

Max P. Central: Jueves – Sábado 3pm -11pm, Domingo-Lunes 11pm – 7am.

Responsabilidades:
Responsable de llevar a cabo las tareas de oficina de acuerdo con la política y las expectativas de HRL. Esto incluye, pero no se limita a, responder llamadas telefónicas, revisar el correo electrónico regularmente durante su turno, comunicar información entre turnos a sus colegas y al supervisor, y procesar los cambios de habitación de los residentes.
Proporcionar un servicio al cliente excepcional a los residentes, el personal y los visitantes.
Saludar alegremente a los residentes, el personal y las visitas en persona o por teléfono. Involucrar a los residentes, el personal y las visitas en el uso de los servicios de la residencia, incluidos los servicios de la recepción. Proporcionar información sobre el campus y las políticas y procedimientos de la residencia.
Recibir, registrar y distribuir correo de los Estados Unidos, así como U.P.S., Fed Ex y otros paquetes. Ingresar los paquetes en el sistema de distribución de paquetes en línea. Llevar, levantar y mover cargas de suministros, materiales y correo de hasta 49 libras regularmente y manejar cargas más pesadas con la ayuda de otros miembros del personal del edificio según sea necesario.
Mantenerse alerta de las puertas de seguridad y de la entrada del vestíbulo; comprobar las identificaciones de residentes, personal e invitados cuando entran en el edificio; mantener los registros de entrada y salida de residentes, invitados y visitantes. Codificar e invalidar las tarjetas del campus para el acceso a las habitaciones del edificio.
Revisar y hacer un seguimiento de la devolución de los equipos y llaves de limpieza y recreación prestados, manteniendo con precisión los formularios y registros apropiados. Solicitar suministros de oficina en la recepción a través del sistema en línea; almacenar a medida que se reciben los suministros.
Adherirse a las directivas y políticas trazadas por el liderazgo durante los entrenamientos, a través del correo electrónico y en el manual del oficinista de recepción; proporcionar orientación rutinaria a los nuevos empleados en coordinación con los subdirectores de operaciones y de recursos humanos. Responsable de acceder al sistema automatizado de guardia para programar el reemplazo del personal.
Conocedor de los protocolos de emergencia y los sistemas de evacuación, como los procedimientos de alarma contra incendios, se mantiene alerta a las circunstancias y situaciones inusuales; toma las medidas apropiadas e informa eficientemente de los problemas críticos a su supervisor y a los Servicios de Instalaciones por teléfono y completa un informe de incidentes en línea para su seguimiento.
Realizar otras tareas que le soliciten el Subdirector de Operaciones y la administración del edificio.
Informar de los problemas de mantenimiento del edificio por teléfono o presentando una solicitud de servicio a través del Servicio de Instalaciones.
Comunicación oral y escrita eficaz.
Capacidad de trabajar con cierta independencia, multitarea y trabajo con interrupciones frecuentes.

Requisitos adicionales

Educación, experiencia o certificaciones:
Educación:
Se requiere un diploma de secundaria o GED.

Conocimientos o habilidades técnicas:
Conocimiento de procedimientos y prácticas generales de oficina.
Capacidad para llevar registros; reunir y organizar datos y preparar y presentar informes en formatos aceptables.
Conocimientos prácticos de Microsoft Word, Excel, Outlook y capacidad para navegar en sistemas basados en la web.
Capacidad para aprender una serie de aplicaciones informáticas relacionadas con los puestos de trabajo.

Documentos requeridos:
Currículum vitae
Referencias

NOTA: Al solicitar, todos los documentos requeridos DEBEN ser cargados en la sección de Currículum Vitae de la solicitud.

Rango de pago: $14.21 – $14.96

Elegibilidad para los beneficios

Frecuencia de pago
Cada hora

Rango de pago
Por favor, consulte los requisitos adicionales para ver los rangos de pago

Horario semanal programado
40

Declaración de la publicación:
La Universidad de Chicago es un empleador de acción afirmativa/igualdad de oportunidades/discapacitados/veteranos y no discrimina en base a raza, color, religión, sexo, orientación sexual, identidad de género, origen nacional o étnico, edad, estatus como individuo con una discapacidad, estatus de veterano protegido, información genética u otras clases protegidas por la ley. Para información adicional, por favor vea el Aviso de No Discriminación de la Universidad.

Los solicitantes de empleo que necesiten una adaptación razonable para completar el proceso de solicitud deben llamar al 773-702-5800 o presentar una solicitud a través del formulario de solicitud de empleo.

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