University of Chicago Charter School

University of Chicago Charter School
Descripción completa del trabajo
El Campus Woodlawn de la Escuela Charter de la Universidad de Chicago (UCW) se inauguró en septiembre de 2006. Tiene una misión en tres partes: 1) ayudar a los estudiantes a desarrollar los hábitos de la mente, el trabajo y el corazón para tener éxito en la universidad y ser buenos ciudadanos de su comunidad; 2) contribuir a la comunidad a través de la investigación, el servicio y el liderazgo de los estudiantes; y 3) mejorar la enseñanza y el aprendizaje sirviendo como un sitio de desarrollo profesional para los profesores y los líderes de la escuela. El Campus de Woodlawn educa a los estudiantes en los grados 6 – 12.Deberes y responsabilidades del trabajo:Abrir y cerrar la Oficina Principal, abastecer y realizar el inventario de suministros de oficina
Gestionar la zona de recepción para asegurar una respuesta efectiva y oportuna del teléfono y asegurar la distribución de las comunicaciones por correo tanto internas como externas
Procesar todo el correo entrante y saliente clasificándolo, distribuyéndolo y aplicando el franqueo según sea necesario. Operando la máquina de franqueo y rellenando el franqueo según sea necesario
Saludar y dirigir a los visitantes, responder a las preguntas de los padres y educar a los estudiantes
Manteniendo la base de datos de información de los estudiantes usando PowerSchool y el sistema Impact
Gestionar los informes de los estudiantes a la ISBE y a la CPS usando PowerSchool, el sistema Impact, etc.
Proporcionar apoyo administrativo a los directores del campus según sea necesario, que puede incluir proyectos especiales
Mantener los registros de la escuela/estudiantes y organizar los archivos
Gestionar adecuadamente la información confidencial
Atender las necesidades médicas de los estudiantes y/o contactar con el servicio médico de emergencia según sea necesario (por ejemplo, 911)
Supervisar la disposición, el arreglo y el mantenimiento de las instalaciones de la oficina. Contactar con el personal de mantenimiento según sea necesario
Coordinar la conciliación de las vacaciones acumuladas, las bajas por enfermedad y el tiempo libre personal del personal en colaboración con el Gerente de Operaciones del campus utilizando el software de asistencia ADP EZ Labor Manager.
Asegurar y programar la cobertura de maestros sustitutos para los maestros ausentes de manera oportuna
Coordinar la organización de los refrigerios y el material de reunión para preparar las reuniones en el campus
Ayudar en la compra de suministros y mobiliario de oficina, equipos de oficina, etc., de acuerdo con las políticas de compra de la empresa y las restricciones presupuestarias.
Asistir y participar en todas las funciones relacionadas con la escuela, incluyendo las conferencias de padres y maestros, la casa abierta, la noche de inscripción y la noche de regreso a la escuela.
Desempeñar otras tareas relacionadas con el trabajo según lo asignado, incluyendo la cobertura de respaldo a otros puestos de apoyo de oficina

Responsabilidades clave en Woodlawn:
Supervisar e informar de las actividades diarias de mantenimiento de edificios y equipos
Completando el recorrido diario de mantenimiento matutino y documentando todos los resultados
Completar una lista de verificación de las instalaciones y proporcionársela al Gerente de Operaciones diariamente
Asegurarse de que las tareas se completen antes del comienzo de la escuela para los estudiantes
Manteniendo el mantenimiento de las instalaciones. Informar al personal sobre cuestiones de mantenimiento según sea necesario
Completar la revisión de mantenimiento de los equipos de oficina todos los miércoles (es decir, fotocopiadora, fax, etc.)
Coordinar las relaciones con los proveedores para el mantenimiento de las máquinas de oficina
Gestionar la base de datos de asistencia de los estudiantes y realizar la presentación diaria a la CPS
Vigilar y mantener la deuda pendiente de los estudiantes. Las cuotas deben ser actualizadas semanalmente para reflejar el balance actual en PowerSchool
Actuar como un enlace para PowerSchool y PowerTeacher
Proporcionar apoyo para la finalización oportuna y completa de todas las actividades e informes de cumplimiento del mandato estatal (es decir, informes de inscripción, resumen mensual, informe anual, informes de dotación de personal, tarjeta de informe escolar)
Ayudar a coordinar los eventos especiales de la escuela (es decir, asamblea escolar, eventos de padres/estudiantes, oportunidades de desarrollo profesional)
Coordinar con el personal para asegurar que todas las necesidades operacionales sean satisfechas (asegurar el espacio, la seguridad, los refrigerios, etc.) para cada evento presentado. Una propuesta de evento debe ser completada para cada evento
Ayudar en la preparación de las órdenes de compra y la solicitud de verificación
Preparar las órdenes de compra y comprobar la solicitud para el examen del Gerente de Operaciones

Se requiere educación y experiencia:
Diploma de secundaria complementado con un mínimo de 3 a 5 años de experiencia de trabajo administrativo. Se prefiere el título de licenciado.
Experiencia en el uso de MS Word, Excel, PowerPoint y Access
Competente en el uso de diversos equipos de oficina, incluido el mantenimiento del equipo y la solución de problemas
Excelentes habilidades de servicio al cliente
Apariencia y comportamiento profesional
Habilidades de mecanografía de al menos 40-50 palabras por minuto

La UCCS recluta, contrata, compensa, promueve y gestiona de otro modo a los empleados y posibles empleados sobre la base de los méritos individuales, sin tener en cuenta la raza, el color, la religión, el sexo, la orientación sexual, la identidad de género, el origen nacional o étnico, la edad, la discapacidad, la información genética, la condición de veterano o cualquier otro factor protegido por la ley. Esta política incluye el compromiso de UCCS de mantener un lugar de trabajo libre de acoso sexual u otro tipo de acoso ilegal o discriminación de cualquier naturaleza.

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